앤디 그로브 – 고출력 경영
해야 할 일은 언제나 더 있고, 할 수 있는 양보다 많다.
8년의 회사 생활 동안 배운 할일 관리
8년간 중소기업 SI 개발자로 살면서 가장 큰 문제는 해도해도 줄지 않는 일이었다.
고객지원 사이트를 통해 유지보수는 매일 등록 되고, 진행 중인 SI 프로젝트도 매주 요청사항이 변경되고 있었다.
처음에는 “나도 할일을 관리해야겠다.” 라는 생각에 단순히 Todo 앱에 할일을 입력했는데, 일주일만에 할일이 70개가 넘어가면서 자연스럽게 포기하게 되었다.
그 외에는 ‘칸반보드’같은 방법도 사용해 봤으나, 이 방법은 팀으로 사용하는 방법에 가까웠다.
나의 GTD는 전통적인 방식에서 아주 약간 차이가 있으나, 일반적인 직장인이라면 이 방법이 더 맞다고 생각한다.
이 글을 보고있는 당신도 필요하다면 자신에게 맞게 수정하여 사용하면 된다.
(단, 판단할게 너무 많으면 GTD를 사용하는 의미가 없음을 명심하라)
Custom GTD(Getting Things Done)
사람은 한번에 하나의 생각만을 할 수 있다.
그리고 하나의 생각에 몰입하면 생산성을 급격히 올라가게된다. 나는 몰입에 들어가는 시간이 길지만, 한번 몰입되면 오랫동안 지속되는 유형이다. 그리고 몰입이 깨지면 단순히 생산성이 떨어지는 것을 넘어 해당 업무가 ‘하기 싫어지는’ 증상도 있었고, 그래서 GTD 방법을 사용하게 됐다.
몇개의 카테고리를 기억해야 한다.
InBox : 모든 할일, 과제, 아이디어들이 들어가는 수집함
DreamBox : 나의 목표 또는 언젠가는 하고 싶은 일들
Reference : 정보나 지식 등
Todo List : 실제로 행동해야 하는 일들
1단계. 수집(Collect)
전통적인 GTD 방식에서는 새로운 업무 요청이나 할일이 생겼을 때 무조건 ‘InBox’에 넣고, 지금 할일이 끝나고 시간이 날 때 ‘InBox’를 정리하라고 설명한다.
나의 Custom GTD와 전통적인 GTD의 차이점
하지만 우리는 보통 직장인이고 누군가의 ‘부하 직원’이다. ‘상사’가 당장 해야할 일을 시킨다면 어쩔 수 없이 해야하기 때문에 내 Custom GTD에는 이 부분을 넣었다.
InBox는 빨리 사용할 수 있는 Todo List 프로그램을 사용하는 편이다. 아이폰의 ‘미리알림’이나 ‘todoist’ 또는 윈도우의 ‘Todo’ 같은 프로그램 말이다. 나는 거의 대부분 PC에서 작업하기 때문에 옵시디언에서 ‘InBox’노트를 별도로 관리한다. 외부라면 ‘미리알림’에 잠시 기록해 둔다.
2단계. 정리(Process)
방금 몰입하던 일이 끝났다면 ‘InBox’를 정리할 시간이다.
InBox에는 많은 것들이 들어간다. 장보기, 은행가기, 병원가기, 협력업체에 전화해서 일정 확인하기 등.
이를 검토해서 삭제, 언젠가, 참고자료, 해야할일 4가지로 분류한다.
– 삭제
InBox에 넣을 당시에는 필요했으나, 정리할 때는 안해도 되는 일을 의미한다.
예를들어 정리하려고 보니 ‘장보기’는 와이프가 한다고 연락이 왔다던가, 다른 사람이 요청했다가 취소한 일이라던가 말이다.
– 언젠가(Dream Box)
‘제주도 30일 살기’, ‘국토종주 하기’ 같은 막연히 ‘~하고싶다’ 하는 일들은 Dream Box에 넣어둔다. 전통적인 GTD에서는 ‘나중에’ 또는 ‘언젠가’라고 하지만 나는 보통 이런 것들은 ‘희망사항’ 이기 때문에 ‘Dream Box’에 넣어둔다.
– 참고자료(Reference)
시간을 들여 해야 할일은 아니지만 기억해두거나 언젠가 필요할 것 같은 일들은 메모앱에 저장해둔다.
이 분류가 있다는 것을 보면 알겠지만 InBox는 단순히 ‘업무’만 들어가는 것이 아니다.
내가 ‘생각해야 하는’ 모든 것을 InBox에 넣어두고, 나중에 정리하는 것이다.
이 외의 다른 것들은 이제 다음단계로 넘어가야 한다.
3단계 구성
이제 실질적으로 업무를 분류하는 단계다.
– 분류1. 2분내에 끝낼 수 있다면 지금 바로 하라.
메일 쓰기나 메일 확인 같은 간단한 내용은 그자리에서 바로 처리해야 한다. 이런 것까지 Todo List로 관리하면 Todo List가 너무 많아진다.
– 분류2. 일정이 정해져 있다면 캘린더에 등록 하라.
회의 일정이나 미팅처럼 일정이 정해져 있다면 캘린더에 등록하라. 나는 Google 캘린더를 Outlook에 연결해서 상요하고 있다.
– 분류3. 다른 사람에게 맡길 수 있다면 맡겨라.
당신이 다른 사람에게 업무를 맡길 수 있는 권한이 있다면 맡길 수 있는 일은 위임하라. 그리고 캘린더에 다시 확인하는 일정을 넣어라.
– 분류4. 업무가 너무 크다면 소분하여 다시 InBox에 넣어라.
‘게임 만들기’ 같은 할일은 소분해야 한다. 일단 ‘기획서 쓰기’ 부터 InBox에 다시 넣고 GTD 단계를 다시 검토하라.
그 외
나머지 업무는 Todo List에 추가하면 된다.
Todoist도 괜찮고, MS Todo도 괜찮다. 아이폰의 미리알림도 좋다.
4단계 검토
3단계를 거치면서 당신의 Todo List에 업무가 추가될 것이다.
이제 Todo List에서 우선순위를 정해야 한다. 어떤일은 데드라인이 정해져 있을 수도 있고, 시기를 놓치면 하지 못하는 업무가 있을수도 있다.
그리고 ==해야 할일은 언제나 할 수있는 일보다 많다==. Todo List도 점점 많아질 것이다.
그래서 3일 혹은 1주일 단위로 나의 Todo List도 InBox 처럼 정리를 해야한다.
5단계 실행
이제 정리된 Todo List에 따라서 하나씩 업무를 진행하면 된다.
GTD를 사용하면서..
당신이 GTD를 사용함에 있어 가장 중요한 것은 언제나 ‘한번에 하나’의 업무만을 하라는 것이다.
그 하나의 업무가 끝나기 전에는 다른것은 아무것도 생각하지 마라.
그래도 Todo List가 줄지 않는다면..
나도 GTD를 사용하다보니 Todo List가 너무 많아져서 문제가 된적이 있다.
그래서 다음에는 “GTD로도 주체할 수 없는 당신을 위한 글”을 한번 써보려고 한다.